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数字化采购时代行业专家教你如何选型采购系统

来源：火狐直播平台 作者：火狐直播平台下载 日期：2024-05-16 02:20:10

  数字化采购已成为企业降本增效的主要路径之一，而IT系统是采购实现数字化的核心载体。

  在本轮产业数字化大潮中，基于企业的旺盛需求，数字化采购系统赛道涌现出大批新势力，与老牌厂商同台竞技。新的技术路线、丰富的产品、差异化的服务为公司可以提供了更多的选择，同时也带来了“幸福的烦恼”——如何万里挑一，找到最对自己最合适的数字化采购系统？

  与企业资源计划系统（ERP）、客户关系管理系统（CRM）等不同，数字化采购系统这一细分市场相对分散，还未出现绝对的龙头服务商，因此，对公司而言，很难简单的凭借厂商品牌去做初步选择。这在某种程度上预示着数字化采购系统选型难度增加，更加考验企业的选型能力。

  “要想了解如何选型，首先要清楚企业选型的整个逻辑。”甄云科技首席解决方案专家唐润宇表示。甄云科技在数字化采购领域深耕多年，拥有30+行业、700+标杆企业的实践案例，唐润宇也沉浸数字化采购行业多年。

  首先，企业为何需要选？这是选型的起点和基础，采购遇到了什么样的问题？怎么样才能解决？目的是什么？反应到企业实操中，即立项。在立项表中需要对现状、目标、解决方案、风险、项目组织、实施计划、预算、效益等进行详细的梳理和分析。

  一般情况下，项目发起人分为两种，一种自上而下，由相关业务负责人发起；一种是自下而上，由具体业务执行人或部门发起。不同的发起人看似区别不大，但将直接影响选型过程中的侧重点，前者更关注系统工具带来的价值，后者则更关注系统工具怎么样才能解决具体场景下的痛点。

  第二，企业如何选？这是选型的关键一步，案例、产品、服务、价格、团队等都是企业在选型时需要综合考量的维度，这也是当前采购数字化项目评标中的主要组成部分。

  第三，如何保证项目的顺利实施？合同如何签，怎样最大化保证甲方的利益，双方以什么样的方式、节奏推进项目，如何考核，怎么样处理临时或额外需求等等，这样一些问题逐一解决，选型过程才算全部完成。

  从三大问题来看，数字化采购系统的选型是一个复杂过程。简单来看，只要解决第二个问题即可，但实际上三大问题互相交织，任何一个问题得不到解决，则意味着选型失败。因此，基于“如何选”，再结合其它两大问题，唐润宇提供了一个选型的模型和框架。

  看案例。在一个相对分散而又有新技术出现的市场，没什么比成功的应用案例更具有说服力。其中，同类企业的参考更有价值，业务类型相似，痛点和需求大同小异，在解决方案、风险、效益、实施落地等方面可做大致的事前评估。同时，在业务借鉴的过程中，也将顺便了解背后的供应商情况，为引入潜在合作者做准备。

  选产品。在其它软件领域，部分企业会选择一种简单的选品方式，或直接引入当地有名的公司所应用的系统，或采用大品牌的产品，前者具有标杆价值，后者经过市场验证，试错成本相比来说较低。但在数字化采购系统市场，这一方法难以奏效，目前还未有一家数字化采购服务商的市场占有率达到20%。

  因此，企业要大量对比市场上的各种类型的产品，在考量维度上，所选产品不仅要解决业务执行人员关注的当前业务痛点，还要从业务管理者角度考虑是不是与企业的长期规划匹配，预留足够的调整空间，以便日后以最优成本实现产品的升级迭代。此外，还需要仔细考虑数字化采购系统与其它系统兼容的问题。

  重服务。工具类产品很难单靠产品的差异化获得客户青睐，在产品大同小异的情况下，企业选型过程中还需要非常重视服务。

  第一，能否提供保障项目顺利实施的服务。这一看似理所应当的服务在实践中却屡屡遭遇挑战，一套系统的实施和交付，期间会出现各种各样的突发情况和临时调整，假如没有一个可靠稳定的流程和机制保障，不仅增加双方成本，严重者将因延期而影响公司制作。因此，乙方是否有完整的项目执行方案，并通过种种方式（比如周例会、月例会及惩罚措施等）保证进度便至关重要。

  另一方面，看乙方是不是能够进行服务前置，此前甲方提需求，乙方仅负责执行，但如果乙方能够带着最佳实践案例，再结合企业需求提供较为合理建议，将更加有助于项目的交付和应用效果。

  第二，能否提供多元化的服务。数字化采购系统始终服务于业务，采购业务本身复杂，因此在需要IT运维服务的同时，也需要一些业务运营代理服务。数字化采购系统服务商的产品开发源于对业务的理解，又拥有更多的业务接触和熟悉机会，因此天然拥有部分采购业务的运营基因和优势，比如BPO（商务流程服务）代运营。如果服务商可提供IT、代运营的多元化服务，对企业而言事半功倍。

  第三，能否提供长期的高效迭代服务。技术的迭代升级周期在不断缩短，服务商的产品也在不断进化，企业选型时，需要仔细考虑一旦新技术出现，服务商能否在最短时间之内以最低的成本为其提供升级服务。同时，能够对日常的一些优化调整进行快速响应。

  定价格。企业在引入IT系统时，ROI是一个重要考量标准，在立项表中都要进行详细计算和分析。不同的产品类型、功能模块、部署方式等价格自然不同，而对于同种类型的产品和服务而言，服务商的评估价格正常情况下不会相差很大，但由于种种原因，报价常常会出现巨大差异，因此企业在选型过程中一定要有一套自己的定价方式。目前主流的做法是综合评标，会去掉最低报价，同时根据报价算出平均值，然后按照偏离度进行最后的定价。

  审团队。IT服务最核心的还是团队。在很多案例中，常常会出现前期谈判由资深人士出面，实施则由新手主导的情况，导致整个项目状况频发。因此，一个好的服务团队才是保证产品和服务落地的最根本保障。

  比如项目经理，是项目推动的主导者，一个好的项目经理在沟通、执行、应变、整合资源方面均具备优势，可以越来越好的完成项目，因此，一些甲方会指定乙方的项目经理人选。另一个重要角色是解决方案专家，他们拥有丰富的方案实践案例，对于一些复杂业务，可以及时精准的提供大量关键知识支撑。此外，如果甲方的IT系统架构较为复杂，也需要对技术人员提出更高的要求。

  据了解，目前在很多企业的选型过程中，都会对乙方的项目小组成员进行面试，深度了解团队背景和能力。

  据第三方多个方面数据显示，企业IT服务市场规模已达万亿元，各类系统软件服务商数万家，产品更是多如牛毛。因此，企业在选型过程中需要有自己的一套方法论，以免踩坑。